Çoğu insan gibi, günlerim de acil ama genellikle önemsiz işlerle dolu.Sıçramayı kaldır Yaşamlarının son haftalarında terminal dönemdeki hastalara bakan palyatif bakım hemşiresi Bonnie Ware, insanların en büyük pişmanlıklarının neler olduğunu sorduğunda, tekrar tekrar 5 yanıt geldi:
- Keşke başkalarının benden beklediği hayatı değil, kendime uygun bir hayat yaşama cesaretim olsaydı
- keşke bu kadar uğraşmasaydım
- Keşke duygularımı ifade edecek cesaretim olsaydı
- Keşke arkadaşlarımla iletişim halinde kalsaydım
- Keşke daha mutlu olmama izin verseydim
Çalışırken bu liste hakkında çok düşünüyorum.
Çoğu insan gibi, günlerim de acil ama genellikle önemsiz işlerle dolu. E-postalar. Toplantılar. Yakalamalar. Aramalar.
Yüksek faizli bir kredi kartını ödemek gibi. Kendimi kemiğe kadar çalışıyorum ama prensipte zar zor bir göçük yapıyorum . Belirli bir hafta içinde önemli ölçüde başardıklarımı tekrar düşündüğümde, bazen aklıma tek bir şey bile gelmiyor. Bu nasıl oluyor?
Stanford'daki bir konuşmada, Evernote CEO'su Phil Libin, hayatınızda neyin acil ve neyin önemli olduğunu nasıl ayırt edeceğinizi tartışarak tam olarak bu konuyu ele aldı:
Acil görevler acilen halledilmesi gereken işlerdir.
Bunlar, telefon görüşmeleri, son teslim tarihi yaklaşan görevler ve hızlı yanıt vermeniz gereken durumlar gibi şeylerdir. Yapmanız gerektiğinde bir e-postaya yanıt vermek genellikle acil bir iştir.
Önemli görevler uzun vadeli misyon ve hedeflere katkıda bulunan görevlerdir.
Bunlar yazmak istediğiniz kitap, tanıtım için yapmak istediğiniz sunum ve başlamayı planladığınız şirket gibi şeyler.
Sorun, önemli görevlerin genellikle acil görevlerin önüne geçmesidir. Bu nedenle, gününüzde sınırlı bir zamanınız varsa, önemli görevler için zaman ayırdığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?
Neyin önemli olduğuna karar vermek için bir karar matrisi kullanma
Neyin en önemli olduğunu anlamanın bir yolu, Eisenhower karar matrisi : 
Bunu ne zaman yaparsanız, önemli ve acil arasında bir değiş tokuş yaparsınız.Jamesclear.com/Crew.co
Amerika Birleşik Devletleri Ordusu'nda beş yıldızlı bir general, İkinci Dünya Savaşı sırasında Avrupa'daki Müttefik Kuvvetler Yüksek Komutanı, Columbia Üniversitesi Başkanı ve iki dönem ABD Başkanı olan Dwight Eisenhower tarafından geliştirilen bu basit kutu, görevleri böler basit kategorilere ayrılır:
Sol üst köşede ( Önemli ve Acil ), krizler, son tarihler ve sorunlar gibi şeyler koyabilirsiniz.
Sağ üst köşe ( Önemli ve Acil Değil ) ilişkiler, uzun vadeli proje planlaması ve eğlence gibi şeylerden oluşabilir.
Sol alt köşe ( Önemli Değil ve Acil ) kesintiler, toplantılar ve etkinliklerden oluşabilir.
Sağ alt köşe ( Önemli Değil ve Acil Değil ) zaman kaybından, hoş aktivitelerden ve diğer önemsiz görevlerden oluşabilir.
Önemli olmayan, acil olmayan şeyleri elemek oldukça kolaydır. Bu bir tür beyinsiz. Orada olabildiğince az zaman geçirmek istiyorsun.
Önemli ve acil şeyler de tabii ki ilk uğraşmanız gereken şeylerdir.
Peki ya diğer iki kadran arasında önceliklendirmeye ne dersiniz? İşlerin zorlaştığı yer orası.
Çoğu insan ilk önce acil işleri yapmayı seçer - sorun şu ki Her zaman acil işler yapıyorsanız, önemli görevleri başaramazsınız. .
Acil görevler her zaman ortaya çıkar. Ve ne kadar uğraşırsanız uğraşın, her zaman başarmak için vaktinizden daha acil görevler olacaktır.
Kendinizi hiç şöyle derken buldunuz mu? [X] gerçekten önemli, ama şu anda bunun için zamanım yok mu?
Bunu ne zaman yaparsanız, önemli ve acil arasında bir değiş tokuş yaparsınız. Lao Tzu, 'Zaman yaratılmış bir şeydir' der. 'Vaktim yok' demek, 'Zamanım yok' demek gibidir.
Ya da Picasso'nun dediği gibi, Sadece yarına kadar ertele, ölmeye razı olduğun şeyi yarım bıraktıktan sonra.
Önemli görevler nasıl acil hale getirilir
Önemli bir görevin acil olduğundan emin olmanın en kolay yolu, ona bir son tarih ver .
Acil işleri acil kılan aslında son teslim tarihleridir: Onlarla hemen ilgilenmeniz gerektiği gerçeği. Önemli görevleri bu kadar önemsiz yapan şey genellikle son teslim tarihlerinin olmamasıdır. Genellikle sonunda elde edebileceğiniz türden şeylerdir.
Örneğin, ay sonuna kadar kira ödemeniz gerekiyor. Bu bir son tarih. Bu son tarih yaklaştıkça, görev giderek daha acil hale geliyor.
Öte yandan, forma girme amacınız önemlidir, ancak hiç de acil değildir. Öyle mi Sahip olmak ay sonuna kadar spor salonuna gitmek için? Muhtemelen değil.
Bu nedenle, önemli görevlerin yapıldığından emin olmak istiyorsanız yapmanız gereken ilk şey, son tarihler belirlemektir. Önemli bir görev neredeyse her zaman çok sayıda görevdir (genellikle projelere benzerler) ve bir son tarih belirlemeniz için önce onu daha küçük görevlere ayırmanız ve bunlar için son tarihler belirlemeniz gerekir.
Buna en sevdiğim yaklaşım şuradan geliyor: İşleri yoluna koymak , burada David Allen soruyor:
Bu görevde ilerleme kaydetmek için yapmanız gereken bir sonraki fiziksel eylem nedir?
Bir son tarih belirlemeniz gereken şey budur.
Şimdi en önemli kısım burada devreye giriyor, çünkü sadece bir son tarih belirlemek yeterli değil.
Neden ciddi teslim tarihlerine ihtiyacınız var?
Acil görevlerin onları acil yapan ikinci özelliği, teslim tarihlerinin pazarlık konusu olmamasıdır.
Son teslim tarihine uymazsanız, ciddi yansımaları vardır.
Kira ödememek gibi bir şeyin neden böyle olduğu açık. Önce ev sahibiniz sizi arayacak ve size bağıracak. Sosyal baskıya karşı duyarlıysanız, bu muhtemelen kiranızı zamanında ödemeniz için yeterli olacaktır. Aksi takdirde, eninde sonunda mahkemeye çıkarılacak ve tahliye edileceksiniz ki bu çoğu insan için yeterince ciddidir.
Önemli görevler için yalnızca son tarihler belirlemenin sorunu, bunların otomatik olarak ciddileşmemesidir. Hafta sonundan önce spor salonuna gitmem gerektiğini söylersem, bu süreye ulaşamamanın temelde hiçbir yankısı yoktur.
Peki son teslim tarihlerini nasıl daha önemli hale getirirsiniz? İşte birkaç yol:
1. Herkese açık hale getirin
Son teslim tarihini daha ciddi hale getirmenin bir yolu, bunu herkese açık olarak belirtmektir. Son teslim tarihine kadar herkese karşı sorumlu olduğunuzda, sadece kendinizi kandıramazsınız. Bu madalyonun diğer yüzü, halka açık bir tarih belirlerseniz, gerçekten vurabileceğinizden emin olmanızdır. Kendiniz için çok agresif bir şekilde belirlediğiniz bir son teslim tarihine ulaşma stresi gibisi yoktur.
2. Ödüller ve cezalar yaratın
Bir teslim tarihini daha ciddi hale getirmenin bir başka yolu da, ona isabet edene bir ödül ya da eksik olana ceza ayarlamaktır. Bu ödül ve ceza setini önceden yerine koyun ve gerçekten yürütmekten sorumlu kişi olmadığınızdan emin olun. Örneğin, nefret ettiğiniz bir siyasi örgüte 2000 dolarlık bir çek yazın, arkadaşınıza verin ve son teslim tarihine yetişemezseniz göndermesini söyleyin.
3. Başkalarını sorumlu tutun
Başkalarını (ekibinizin üyeleri gibi) son teslim tarihlerine karşı sorumlu tutmak söz konusu olduğunda, insanların son teslim tarihlerinin sizin için ne kadar önemli olduğunu anlamalarını sağlamak önemlidir. Kaçırılan son teslim tarihlerini tolere edemezsiniz. Ve bu, teslim tarihleri kaçırıldığında gerçekten kontrol etmek ve rahatsız edici konuşmalar yapmak anlamına gelir. Bunu yapmazsanız, insanlar anlaşılır bir şekilde son teslim tarihlerinin sizin için o kadar önemli olmadığını varsayacaklar ve giderek daha sık ertelenmeye veya kaçırılmaya başlayacaklar.
4. Kendiniz için sürekli hatırlatıcılar ayarlayın
Sürekli bir hatırlatıcınız olmadıkça, son teslim tarihini görmezden gelmek çok kolaydır. Acil görevlerde, genellikle bir şeyler yapmanız için sizi rahatsız eden arkadaşınız veya eşiniz gibi yerleşik hatırlatıcılar bulunur. Önemli görevler için bu hatırlatıcıları kendiniz ayarlamanız gerekir. Masanızın etrafına yapışkanlar koyun. Takvim etkinliklerini veya zamanlayıcıları ayarlayın. Banyo aynanızın yanına bir kayıt koyun. Ne yapman gerekiyorsa yap.
*****
Bu çok iş gibi mi görünüyor? Eh, ilk başta olabilir. Ancak zamanla daha kolay hale gelir ve kendinizi daha az stresli hissettiğinizi fark edeceksiniz.
Her zaman bütün bir günü, haftayı, yılı ve hatta bir ömrü doldurmaya yetecek kadar acil göreviniz olacak. Ama enerjinizin çoğunu gerçekten harcamanız gereken şey, önemli şeyleri başarmaktır, yoksa kendinizi asla yapmaya zaman bulamadığınız şeylerin pişmanlıklarının bir listesiyle bulursunuz.
Jory MacKay bir editördür @EkipLabs , bu yazı nerede başlangıçta ortaya çıktı . En iyi versiyonunuz olmayı öğrenmek ister misiniz? Buraya Tıkla Yaratıcılığınızı ve üretkenliğinizi artırmaya yönelik haftalık e-postamızı alan binlerce üretici ve girişimciye katılmak için.
